Секретарь в прокуратуре обязанности

Должностные обязанности секретаря представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.

Общие обязанности

Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:

  • Обеспечение административной деятельности руководящего звена.
  • Прием и перераспределение корреспонденции, обработка, подготовка и отправка ответов на полученные письма по мере необходимости.
  • Обеспечение делопроизводства, сбор и обработка необходимой информации для руководящего звена.
  • Прием документов от сотрудников для передачи начальству на подпись и ознакомление.
  • Подготовка совещаний и ведение их протокола.
  • Закупка канцелярии и другой необходимой для обеспечения нормальной рабочей деятельности продукции.
  • Организация приема сотрудников и других посетителей.
  • Выполнение ряда поручений.

Требования к знаниям

Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:

  • Основы трудового и административного законодательства.
  • Общие нормы этики и делового этикета.
  • Основы делопроизводства.
  • Техника безопасности.
  • Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
  • Охрана труда.
  • Требования к ведению деловой переписки.

Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.

Обязанности помощника руководителя

Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:

  • обеспечением административной, а также распорядительной деятельности;
  • сбором и обработкой, а затем и предоставлением информации по запросу вышестоящего звена;
  • организацией телефонных и личных переговоров;
  • составлением деловых писем;
  • созданием условий для повышения эффективности работы руководителя и многим другим.

Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.

Права секретаря

Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.

Требования к деятельности делопроизводителя

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:

  • Обработка поступившей корреспонденции, составление и отправка ответов.
  • Контроль за выполнением приказов и распоряжений.
  • Проверка корректности оформления внутренней документации.
  • Регистрация, учет, хранение документов.
Читайте также:  Что делать если потерял ипр инвалида

Требования к деятельности судебного секретаря

Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.

Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:

  • Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
  • Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
  • Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.

Общие сведения

Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.

1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.

На секретаря возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.

3. Должностные обязанности

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:

— оформление приказов по личному составу;

— оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;

Читайте также:  Заявление в мособлеирц на перерасчет

— оформление трудовых книжек;

— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);

— оформление командировочных документов;

— оформление листов нетрудоспособности;

— ведение табеля учета рабочего времени;

— подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;

— организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;

— выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.

3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.

3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.

Секретарь имеет право:

4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.

4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

Секретарь несет ответственность за;

5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Должности в прокуратуре, права и обязанности сотрудников надзорного органа
Все сотрудники прокуратуры, которая является надзорным государственным органом, относятся к категории федеральных государственных служащих. Данное положение вводится законом «О Прокуратуре» за номером 2201, принятом в 1992 году. Прокурорские работники, будучи частью государственных служащих, подчиняются служебному праву, которое регламентирует их служебные обязанности в рамках предоставленных им прав и полномочий.

Структура званий в прокуратуре

Прокуратура имеет вертикаль власти, а ее сотрудники получают классные чины, что закреплено в 41 статье ФЗ№ 2202-1. Каждый чин является персональным званием прокурорского работника и аналогичен служебному разряду. Правила получения очередного классного чина закреплены «Положением о классных чинах работников прокуратуры», который был утвержден специальным президентским указом №659 в 1997 году.

Классные чины в прокуратуре присваиваются согласно должности, которую занимает сотрудник и стажу его работы. Начальный классный чин соответствует званию младшего юриста. Самым высоким чином прокурорского работника является звание действительного государственного советника юстиции. Также предусмотрены звания юристов различного класса и советников юстиции, подразделяющихся на младших, обычных и старших. Высшим званием является чин государственного советника юстиции 1 класса, позволяющий занимать руководящие должности в прокурорском ведомстве.

Сотрудники прокуратуры обязаны носить форму и специальные знаки различия согласно своему классному чину. Это закреплено Постановлением Правительства РФ за номером 352 от 25.03.1996 года.

Должности в прокуратуре

Должностная иерархия в прокуратуре регулируется 54 статей ФЗ №2202-1. Закон вводит специальные термины для обозначения должностей внутри этого федерального надзорного органа: прокуроры и прокурорские работники. Руководителей разного уровня и сотрудников, которые выполняют функции руководителей отделов и помощников прокуроров называют «прокурорами». Сотрудники управлений и отделов называются прокурорскими работниками. Первый пункт 54 статьи указанного закона специально отмечает, что выполнять профессиональные полномочия по надзору за соблюдением законности могут только сотрудники в должности прокурора или их заместители.

Читайте также:  Япония трейд отзывы о компании 2018

Прокурорскими работниками считаются:

  • прокуроры;
  • следователи;
  • сотрудники научно-исследовательских и образовательных заведений, работающих в прокурорской системе;
  • специалисты, имеющие классный чин, который аналогичен воинскому званию.

Третий пункт 4 статьи специально выделяет ряд категорий следователей и прокуроров, для которых предусмотрены особые права, обязанности и ограничения. В статьях 41 и 42 3 пункта и в статьях 44 и 45 второго пункта указаны специальные права этих сотрудников на социальную и правовую защиту.

Права и обязанности

Федеральный закон №79 регламентирует права и обязанности сотрудников прокурорского ведомства, разделяя их на:

Этот закон регламентирует права и обязанности, которые должны выполнять все государственные служащие. 14 статья закрепляет за сотрудниками прокуратуры права на:

  • получение соответственных условий для выполнения должностных обязанностей;
  • знакомство с документами, разъясняющими их должностные обязанности, критерии оценки эффективности работы, результативность профессиональной деятельности и условия повышения по службе;
  • регламентированный доступ к нужным документам, информации и материалам, которые необходимы для выполнения служебных обязанностей;
  • предложения по улучшению работы надзорного органа и иных государственных структур;
  • — получение регламентированного доступа в органы государственной и муниципальной власти, общественные организации и другие общественные объединения в рамках выполнения своих профессиональных обязанностей;
  • служебный рост в соответствии с правилами конкурсной основы, для чего организуются стажировки и курсы повышения квалификации;
  • получение соответственного званию материального обеспечения, отпуска, пенсии, размер которой определяется стажем службы;
  • защиту своей служебной деятельности, которое позволяет сотруднику знакомиться со всей информацией, вносимой в его личное дело, а также право на опротестование этой информации, в том числе и в судебном порядке.

В 15 статье закона №79 обозначены 12 должностных обязанностей всех государственных служащих, которые делятся на:

  1. те, которые связаны с непосредственным исполнением профессиональной деятельности и полученными полномочиями согласно Конституции РФ и иным законодательных актов;
  2. те, которые обеспечивают эффективное исполнение функций на занимаемой сотрудником прокуратуры должности.

В рамках должностных обязанностей прокурорские работники и прокуроры должны:

  • следить за поддержанием своей профессиональной квалификации,
  • соблюдать внутреннюю дисциплину,
  • сохранять государственную тайну,
  • беречь государственное имущество,
  • выполнять наложенные на них законом ограничения и запреты,
  • информировать руководство о наличии личной заинтересованности при выполнении должностных обязанностей.

Функциональные и должностные права и обязанности

Функциональные обязанности определяются надзорной функцией прокуратуры и указаны в первой статье федеральным законом № 2202-1. Они обязывают сотрудника следить за соблюдением Конституции и другие российских законов руководителями различных уровней власти, работающих в разных ведомствах и отраслях.

Прокуроры обязаны проводить проверки по поступающим в ведомство заявлениям граждан, а также контролировать деятельность подчиненных им ведомств.

Рассматривать заявления граждан, вызывать руководителей для допроса по поводу нарушения законов, разъяснять гражданам их права и обязанности, проводить проверки по поступившим заявлениям.

Должностные функциональные обязанности сотрудников этого ведомства также определяются различными кодексами: УПК, ГПК, АПК и другими нормативными актами, связанными с профильными прокурорскими ведомствами, надзирающими за военными, транспортной системой, ФСИН.

Любое прокурорское ведомство выполняет надзорные функции по соблюдению законности в рамках своей специализации. Этим определяется разнообразие должностных прав и обязанностей их сотрудников. Все должностные права и обязанности связаны с осуществлением надзорной деятельности и регламентируются специальной должностной инструкцией и закреплены в должностном регламенте, который определяет 47 статья ФЗ №79. Закон позволяет менять старые должностные регламенты на новые по мере наступления их несоответствия текущим законодательным стандартам.

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock
detector