Форма хронометража рабочего времени

Для грамотного планирования трудового распорядка, расчёта ежедневной нагрузки и оптимального количества штатных сотрудников для выполнения поставленных задач на предприятиях должен проводиться хронометраж рабочего времени. Образец заполнения формы отчётности по проведённому исследованию представляет собой документ, который на каждом предприятии составляется в зависимости от требований руководства.

Подготовка измерений

Чтобы правильно рассчитать ход производственного процесса на предприятиях со сложным технологическим циклом, нужно осуществлять постоянное планирование трудовой деятельности. Удачно подобранный баланс рабочего времени позволяет оптимизировать количество сотрудников в штате и фонд оплаты труда. Для строгого учёта всех необходимых при проведении расчёта баланса параметров проводится хронометраж рабочего времени.

Для проведения хронометража на предприятии издаётся приказ. В документе определяется план проведения мероприятий, даты начала и окончания, задачи и ответственность должностных лиц. Приказ, подписанный руководителем, является основанием для начала хронометража.

Процесс хронометража включает три операции

  1. Подготовка форм учёта

Различные должностные обязанности предполагают разный подход к формированию карты хронометража. Однако, общим является набор действий:

  • выбор единицы измерения (дни, часы, минуты, секунды);
  • определение объекта хронометража (цех, рабочее место, отдельная операция).

Хронометраж предполагает фиксацию полного набора действий сотрудника при выполнении конкретных заданий в течение заданного количества времени.

Сбор данных и аналитика

Выборка информации по заданию может осуществляться двумя способами: вручную или с помощью автоматизированных средств учёта. Какой способ выбрать в конкретной ситуации, зависит от нескольких факторов:

  • объём информации;
  • среднедневная загрузка работника;
  • техническое оснащение предприятия.

На этапе подготовки к анализу необходимо провести систематизацию полученных сведений.

Обработка информации, подготовка отчёта и выводы по итогам проведённого хронометража

Процесс расшифровки полученных данных в отношении каждого сотрудника предприятия включает несколько способов решения задач:

  • визуальный контроль эффективности действий;
  • сопоставление факторного и сравнительного анализа статистических выкладок;
  • поиск зависимости между изменением показателей деятельности предприятия и динамикой действий отдельных сотрудников.

Документирование хронометража

В постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. №1 отсутствует информация об утверждении унифицированной формы отчётности по результатам проведённого хронометража рабочего времени. Таким образом, руководство субъекта хозяйствования вправе самостоятельно определять, в какой форме, и с каким набором показателей проводить хронометраж. Главная задача – используя минимальные затраты времени и средств, получить исчерпывающую информацию по уровню производительности и эффективности контроля за работой сотрудников.

Типовой образец формы документирования результатов может включать различные данные. Общим для различных документов является присутствие следующей справочной информации:

  • дата и время проведения;
  • разбивка на периоды (декады, дни, часы);
  • объект исследования (должность, рабочее место);
  • перечисление параметров измерения (операций);
  • длительность хронометража.

Хронометраж сотрудников, занимающихся разными видами деятельности, может быть направлен на исследование времени, затрачиваемого на проведение различных операций, например:

  • медсестра – наложения повязки, проведения укола, физиотерапии;
  • врач – приёма больного, проведения операции;
  • водитель – поездки на основании полученного путевого листа;
  • соцработник – выдачи пенсионного обеспечения на дому;
  • повар – изготовления одного блюда;
  • токарь – вытачивания детали;
  • рабочий на конвейере – выполнения операции в соответствии с картой сборки.

Расчёт времени ведётся в двух показателях: абсолютном и относительном. Последнее вычисление подразумевает определение доли фактической продолжительности операции к установленному полному времени работы в течение дня.

Учёт баланса

На основе полученных данных проводится анализ и определение основных коэффициентов, показывающих эффективность использования фондов рабочего времени:

    Коэффициент использования календарного времени –

Кквф = Общее число отработанного времени/календарный фонд времени

Ктвф = Общий объем отработанного времени/табельный фонд времени

Кмвф = Суммарное число отработанного времени/максимально возможный фонд

Расчёт фонда в формулах осуществляется в человекоднях.

В процессе планирования задач необходимо в обязательном порядке учитывать два фактора, имеющих непосредственное отношение к рабочему времени.

Фактическое наличие

Речь идёт о сумме трёх показателей при расчёте фонда рабочего времени.

Тф = Тк + Тт + Тмах,

где
Тк – календарное время;
Тт – табельное время;
Тмах – максимально допустимое время.

При расчёте третьего показателя необходимо учитывать возможные прогулы сотрудников и время допустимого отсутствия (например, переходящее на следующий календарный период отсутствие сотрудника по причине временной нетрудоспособности).

Эффективность использования

В 2019 году допустимо использование трёх методов формирования регламента используемого времени:

Данный метод предполагает полный учёт всех наличных показателей рабочего времени. Для правки используется поиск и устранение источников, снижающих суммарную эффективность деятельности сотрудников. Используя фактический метод, руководство предприятия может получить полную и объективную информацию о перспективах повышения производительности труда сотрудников.

Метод применяется при расчёте планового показателя средней выработки на конкретном рабочем месте. Учёт ведётся для каждого сотрудника в отдельности.

Метод применяется, если существуют нормативы на все этапы рабочего дня с возможностью хронометража: подготовку к началу работы, выполнение заданий, обеденный перерыв, фиксация результатов.

Правильно проведённый хронометраж позволяет руководству:

  • определить эффективность карты загрузки и снизить простои оборудования;
  • рассчитать отдачу и долю полезных действий каждого сотрудника на конкретном рабочем месте;
  • получить данные о динамике операций на всех этапах производственного процесса;
  • оценить эффективность бизнес-решений относительно отдельно взятых проектов.

Для проведения хронометража в обязательном порядке должны привлекаться бухгалтер и экономист. Хронометраж рабочего времени и проведение всестороннего анализа эффективности работы предприятия – основа выводов руководства о целесообразности пребывания того или иного сотрудника на занимаемой должности.

Читайте также:  Пэк сколько хранится груз бесплатно

Бланки ворд хронометраж рабочего дня

При найме исполнителя со стороны для выполнения обязанностей стенографиста, ему придется платить дополнительную зарплату. Как оформить приказ о приеме на работу? Узнайте тут. Есть определенный порядок, который регулирует отношения работодателя, исполнителя работ и исследуемого сотрудника. Он включает такие позиции: Все эти мероприятия нужно провести на подготовительном этапе перед проведением хронометража.

Для назначения сотрудника, ответственного за наблюдением за рабочими процессами, нужно ориентироваться на такие его качества: Место расположения наблюдателя должно быть оборудовано так, чтобы он мог все видеть и в тоже время минимально оказывать влияние исследуемого трудящегося. Стенографист не должен мешать процессу работы.

Если это невозможно выполнить, то его действия должны быть сведены к минимальным помехам в работе наблюдаемого при наблюдении за его действиями.

Образец заполнения хронометража рабочего времени

Однако это может повлечь некоторые трудности, в том числе:

  1. временные затраты работника на проведение измерений и фиксацию показаний;
  2. определенную степень необъективности сотрудника при выполнении замеров и построении графика работы в наблюдаемый период и т. д.

Но если трудящийся непосредственно заинтересован в улучшении собственных показателей производительности, можно рассчитывать на максимальную объективность исследования.

В карте фотографии рабочего времени работник описывал бы выполняемые действия

Хронометраж рабочего времени: образец заполнения

Результаты фиксируют в бланке хронометража.

Распределите количество замеров равномерно по всем временным отрезкам. При осуществлении замеров будьте внимательными.

Есть работы, которые осуществляют по циклу.

А есть и те, которые совершают только один раз.

В работах, которые делаются по циклу, не все работы можно учитывать на каждый такой цикл. Срочно проверьте, нужно ли актуализировать на 2019-й трудовые договоры ваших сотрудников. Условия договоров – новый повод для внеплановой проверки ГИТ.

Как учесть свое время? Бланк хронометража вам в помощь

Куда уходит время?

Как найти 25-й час в стуках? Эти вопросы часто нас тревожат.

Как провести хронометраж, то есть изучить затраты времени с учетом задач, приоритетов и других важных именно для вас нюансов? Также вы можете, как придумать собственный формат, так и «подогнать» под ваши особенности чужой.

3. В обычной тетрадке/блокноте Именно этот подход прижился у меня и позволил создать свой бланк хронометража. Мой хронометраж эволюционировал, и я стала добавлять информацию о том, в каком я была состоянии, настроении, насколько я была продуктивна, выполняя ту или иную задачу.

А последняя колонка актуальна только для родителей, или скажем бабушек/дедушек.

В ней можно отмечать в каком состоянии был ребенок/ дети. Преимущество этого способа по сравнению с использованием мобильного приложения заключается в том, что вы можете использовать свой собственный уникальный бланк, или разработку одного из экспертов тайм-менеджмента. 5. В специальном онлайн-сервисе, например Yaware.Online, MotivateClock Когда проводить хронометраж?

1. Позволяет сопоставить реальную жизнь и свои приоритеты.

Часто бывает так, что человек мечтает об одном, а 99% своего времени тратит на цели, мало продвигающие на пути к мечте.

Как правильно вести хронометраж рабочего времени

Основные задачи изучения организации рабочего времени в компании следующие: Таким образом – это процедура инвентаризации рабочего времени, и образец заполнения соответствующего документа должен учитывать особенности конкретной компании. Чтобы организовать качественный учет времени, следует учесть несколько особенностей: Таким образом, речь идет о том, что предприятие должно обеспечить качественный сбор информации о том, кто и как проводит свое время на работе, а также создать конкретные формы для сбора данных и составления итоговой отчетности. Соответственно, в общем случае эта работа состоит из следующих этапов: Подобную схему можно считать упрощенной.

Если представить организацию измерения рабочего времени более детально, картина будет выглядеть примерно так.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Законодательство не обязывает предприятие использовать конкретные образцы документов, поэтому руководство вправе предложить использовать собственные формы отчетности.

Как правило в нем указываются следующие данные: Конкретных примеры заполнения, на которые можно ориентироваться как на образец, представлен ниже:

Перед началом исследований определяют: Не менее важно определиться и со способом измерения: На этапе собственно измерения необходимо сразу классифицировать все действия сотрудников на несколько категорий: Видео комментарий по этой теме можно увидеть здесь.

Бланки ворд хронометраж рабочего дня

Он объединяет в отдельные группы для удобства при дальнейшем изучении циклически повторяющиеся быстрые действия;

  • Выборочные моменты. Такие исследования проводят только для строго определенной операции.

Использование фотографии трудовой деятельности работников позволяет решить две наиболее важные задачи:

  • Определить, какие затраты времени фактически используются на выполнение элементов операций.
  • Установить подробную временную структуру производственных процессов на протяжении рабочей смены.

Грамотный анализ полученных результатов позволит на любом предприятии разработать оптимальные нормативы и выбрать наиболее рациональные методы труда. Еще несколько слов об организации использования.

Все дополнительные бланки распечатываются и вклеиваются в ежедневник (или же добавляются, если ежедневник на спиралях). Изначально создается черновой вариант рукописным способом, а затем записи переносят в лист с помощью технических устройств.

  • В процессе проведения измерений рабочих циклов нужно неукоснительно соблюдать правила по технике безопасности.
  • Определяется нужное количество замеров при исследовании за время наблюдения.
  • позволяет накапливать информацию в хронологическом и тематическом разрезе;
  • позволяет осуществлять обзор задач с учетом их характеристик (важная, срочная, периодическая, приоритетная…) и, таким образом, определять приоритет исполнения;
  • позволяет контролировать использование рабочего времени и выполнение задач;
  • позволяет хранить если не всю, то максимально оправданный объем нужной информации, в одном месте и обеспечивать рациональный доступ к ней.
  • позволяет максимально разгрузить сознание от вопросов типа: «А что же я должен сделать сегодня?» и «где информация о ценах на мобильные телефоны».

Теперь несколько слов о том, как же фактически эту структуру использовать Формулируем долгосрочные цели и задачи и записываем их на 2 развороте, предварительно проверив на совместимость.

Читайте также:  Иск о признании имущества выморочным

Отличия от хронометража Хронометраж позволяет осуществлять анализ длительностью до 1 недели либо месяца, при этом период определяет сам работник.

Хронометраж рабочего времени — образец заполнения

В этом случае объектами хронометража могут быть:

  1. проверка качества собранного изделия;
  2. погрузка материалов на конвейер;
  3. сборка изделия на конвейере;
  4. спуск готового и проверенного изделия с конвейера.

Либо те же самые процессы, но выполняемые конкретными работниками (отвечающими за погрузку, сборку и т.

д.). Решение данной задачи может осуществляться посредством:

  1. ввода данных в формы хронометража вручную;
  2. автоматизированного ввода данных в соответствующие формы.

Выбор первого или второго варианта сбора данных зависит от специфики конкретной трудовой функции сотрудника, а также от технической возможности и эффективности фиксировать ту или иную разновидность данных для хронометража первым или вторым способом.

Форма № 1 Хронокарта

Независимо от вида приборы должны соответствовать следующим критериям: Хорошая эргономика конструкции: размер, вес, корпус, интерфейс.

Прибор должен способствовать концентрации наблюдателя на осуществлении его основного задания – наблюдения за процессами. Прибор должен обеспечивать определенный уровень точности измерений: его включение и выключение не должны влиять на точность.

Прибор должен иметь функцию предупреждения о недостатке энергии.

В случае перерыва в работе прибора из-за недостатка энергии, уже полученные данные не должны быть потеряны.

Баланс рабочего времени на 2019 год

В 2019-м формирование регламента рабочего времени допустимо в 3-х видах. В любом виде такого отчета должна быть предусмотрена возможность изменения временных рамок.

Грамотный хронометраж – основной инструмент регулирования работодателем производственного процесса. С его помощью решаются следующие задачи.

В правильном хронометраже заинтересованы собственники компании, ведущие менеджеры и сами сотрудники. У каждого своя цель – от получения реальной картины по производительности и расчета максимальной эффективности до контроля за переработкой. Определение баланса состоит из следующих операций.

Сбор информации осуществляется в пределах определенных на первом этапе принципов. За их формирование и обработку назначается ответственный.

Работа осуществляется двумя способами.

  • Ввод данных вручную.
  • Автоматизированная обработка информации.

В ходе анализа собранных данных по использованию рабочего времени определяются способы решения производственных задач.

Повышению эффективности производства способствуют следующие результаты анализа. Все кадровые решения относительно численности штата, открытия новых единиц и закрытия нерентабельных, изменения режима рабочего времени по инициативе работодателя на крупных предприятиях принимаются только на основе хронометража.

На основе хронометража рассчитываются показатели коэффициентов использования рабочего времени.

С их помощью определяется эффективность использования календарного, табельного и максимально возможного фонда.

Формула для каждого случая своя.

  1. Кквф = Общее число отработанного времени* / календарный фонд времени;
  2. Ктвф = Общий объем отработанного времени* / табельный фонд времени;
  3. Кмвф = Суммарное число отработанного времени* / максимально возможный фонд.

Первый отражает положение по отрасли и экономике в целом, второй раскрывает положение в смежных и пересекающихся отраслях, третий демонстрирует степень использования всего возможного времени. Для типового хронометража обязательными являются следующие графы.

Статьи по теме

Эффективно управлять сотрудниками и справедливо оплачивать их работу не получится, если не знать, как они проводят трудовой день. Проследить за результативностью работы коллектива поможет хронометраж рабочего времени. Изучаем примеры хронометража рабочего времени, правила организации и детали, о которых нужно знать руководителю.

Для чего нужен «снимок» рабочего дня

Время — драгоценный ресурс, за который работодатели платят персоналу деньги. Исследование компании OnlineMBA.com показало, что из 8 часов, отведенных на оплачиваемый труд, непосредственно на выполнение обязанностей тратится только 5. Остальные 3 часа — это серфинг по сайтам — 44%, болтовня с коллегами — 23,4%, просто отдых — 3,9%. А 1,3% времени сотрудники вообще тратят на поиск другой работы — заметьте, за счет своего текущего нанимателя.

Чтобы понять как на предприятии лучше организовать рабочие часы, используют хронометраж — фиксацию времени, потраченного на те или иные занятия. Методику ещё называют «снимком» или «фотографией» дня. Не стоит путать «снимок» с контролирующими способами, которые призваны выявлять нерадивых сотрудников, опоздания и бесконечные перекуры. Хронометраж служит для планирования и прогнозирования эффективности методов управления.

Что дает хронометраж?

  1. Определение темпа работы сотрудника на конкретном рабочем месте.
  2. Расчет выработки, производительности, результата за единицу времени.
  3. Получение опорных данных для вычисления нормативов.
  4. Поиск низкоэффективных операций и «поглотителей» времени.
  5. Планирование штатного расписания.
  6. Оценка условий труда и рабочего места.
  7. Формирование регламента работы для новых рабочих мест.
  8. Сравнение разных режимов работы.
  9. Планирование рабочего времени.
  10. Аттестация работников.
  11. Сравнение особенностей подхода к выполнению задач высоко- и низкопродуктивных сотрудников.
  12. Выявление чрезмерной или недостаточной нагрузки на конкретного человека, рабочую группу или часть рабочего процесса.

Одна из важных функций хронометража — ликвидация «узких» мест в рабочих процессах. Известно, что скорость работы любой команды, процесса или предприятия определяется самым медленным его звеном. Изучение характера труда и затрат времени на каждом участке цепочки позволяет найти такие «слабые» звенья и выяснить причины задержек. Обычно на этих участках сотрудники либо нерационально выполняют ряд операций, либо перегружены. В первом случае задачу решает оптимизация работы, во втором — расширение штата.

На основании полученной информации делают выводы, позволяющие сократить потери рабочего времени, перераспределить обязанности, перестроить рабочий график, а иногда сократить или нанять новых работников.

Проведение хронометража регламентируют приказом, в котором назначают ответственных и перечисляют рабочие места или персонально людей для отслеживания. С приказом знакомят и тех, за кем будут осуществлять наблюдение: это не тайная операция по выявлению разгильдяев, а инструмент улучшения рабочего процесса, в том числе, в интересах работника.

В случае регулярного проведения замеров на предприятии создают Положение о проведении хронометража, где прописывают регулярность мероприятий, ответственных за их проведение, правила осуществления и расчетов, инструкции для тех, кто инспектирует других сотрудников. Рекомендуется описать стандартные действия, которые подлежат временной оценке.

Читайте также:  Как вылезти из долговой ямы кредитов

Проведение хронометража рабочего времени

Суть метода состоит в том, что все действия сотрудника записывают, фиксируя очередность и затрачиваемое на них время. Нельзя упускать ни одной мелочи — перекур, поход за скрепками в другой отдел, туалет, обед, звонки и т.д. Часто мелочи и короткие передышки становятся самым большим поглотителем времени, занимая большую долю в сумме. Все, что длится больше минуты, нужно фиксировать. Не должно быть перерывов в записях: сидел и смотрел в монитор 1,5 минуты — это тоже действие.

Хронометраж нельзя проводить без подготовки — проверяющий должен хорошо представлять себе обязанности оцениваемого сотрудника. Для мероприятия заранее готовят карты для заполнения и вводят условные обозначения для операций, которые предполагаются в ходе наблюдения. Это делают для того, чтобы инспектор не тратил время на текстовое изложение и не задумывался, как обозначить то или иное действие — часто приходится работать буквально в стенографическом режиме, если наблюдатель один, а объектов несколько.

В целом организация хронометража отнимает немало времени — и многие руководители отказываются от метода только потому, что не хотят тратить драгоценные ресурсы на составление «карты» рабочего времени. Это не самый рациональный подход: правильный хронометраж поможет оптимизировать рабочий процесс и повысить эффективность. Время потраченное на организацию хронометража, отобьется вдвое уже после первых результатов. Именно поэтому руководителю не стоит жалеть сил на процесс — лучше передать часть рутины на аутсорс и организовать мероприятие, чем изо дня в день нести убытки из-за низкой результативности.

«Фотографируют» трудовой процесс по-разному. Иногда этим иногда занимается только один человек, а иногда целая команда. Точно так же можно оценивать одного сотрудника или же целый отдел, бригаду и часть производственного процесса. В некоторых случаях используют видеозапись с последующим анализом, но таким способом реально можно оценить лишь действия на фиксированном рабочем месте, за его пределами отследить работу уже не удастся.

Если обязанности связаны исключительно с работой на компьютере, фиксировать расходы времени очень просто с помощью программ, отслеживающих использование приложений и посещенные интернет-ресурсы.

Совершенно естественно, что в результате замеров получится «слепок идеального дня», так как под наблюдением посторонних человек не будет заглядывать в Facebook и переписываться в мессенджере. Но тем и лучше — заказчик измерения получит на руки показатели того, что сотрудник «может и должен» успевать. Чтобы получить усредненный эталон, замеры проводят для нескольких человек одной должности и используют среднеарифметические показатели. Также рекомендуется «замерять» одного и того же сотрудника несколько раз.

Как сделать анализ хронометража рабочего времени

При подсчете результатов оценивают несколько параметров.

  1. Соотношение этапов работы: непосредственно рабочий процесс, подготовка, завершение, например, уборка рабочего места, смена одежды и т.д.
  2. Прерывания — незапланированные входящие звонки, вызовы к руководству, визиты коллег, походы в другие отделы.
  3. Соотношение самой работы и документального оформления, например, отчётов или визитов к сетевому принтеру или сканеру.
  4. Обязательное непродуктивное время — туалет, обед, гимнастика для глаз и т.д.
  5. Соотношение продуктивного и непродуктивного времени.
  6. Дорога, если работа связана с разъездами.
  7. Общее время повторяющихся действий.
  8. Общее время нестандартных операций.
  9. Число итераций по одному заданию — набор не отвечающего номера, переделки и исправления ошибок.
  10. Соотношение времени и произведенной продукции, выполненных заданий, вымытых квадратных метров и прочего, что предполагается в качестве результата труда на этой должности.
  11. Нарушения и нерабочие отвлечения — их под наблюдением будет мало, но они все равно будут. Нужно помнить, что не всегда перекур и кофе — непродуктивная часть работы: все зависит от специальности. Например, для творческих профессий перекуры могут превращаться в настоящий мозговой штурм — следовательно, такие перерывы нужно отнести к рабочему времени.

Чем больше база замеров, тем проще искать ошибки и тем точнее будет эталонный снимок и анализ закономерностей. Накопив данные о продолжительности отдельных операций от большого числа сотрудников и за продолжительное время, руководство компании может принять меры по автоматизации или оптимизации.

Особенности проведения для разных категорий персонала

Особый вопрос — контроль рабочего времени высокоранговых сотрудников. Хронометраж рабочего времени заведующего отделением в больнице будет отличаться от такового у медсестры или врача тем, что в его составе будет больше обязанностей, связанных с документами и контактами с другими людьми и меньше повторяющихся действий.

Чем выше положение руководителя, тем меньше в его расписании предсказуемости, и оценка в целом сложнее. Например, аналитическую работу или планирование, как и прочие творческие и интеллектуальные задачи довольно затруднительно оценивать с точки зрения затрат времени.

Еще одна сложность контроля за руководителями разных уровней — расширение конфиденциальности с ростом позиции человека в иерархии компании. К примеру, не всегда даже начальник отдела кадров может присутствовать при работе главного бухгалтера или директора по безопасности. Получается, что отслеживать работу таких специалистов приходится самому директору или владельцу.

При этом, руководители в большей степени, чем рядовые сотрудники, заинтересованы в контроле за собственной эффективностью и самостоятельно стараются искать временные ресурсы и бороться с их потерями. Поэтому в случае необходимости фиксации затрат времени руководителей большое значение приобретают методы самофиксации, главная сложность в которых — не забывать делать отметки при каждой смене деятельности, а затем сделать поправку на затраты времени для самой фиксации.

Чаще всего в ходе таких мероприятий отслеживают повторяющиеся действия: легко оценивать сотрудников колл-центров, и вообще офисного персонала, рабочих, врачей. Однако, есть нетривиальные случаи, например, хронометраж рабочего времени переговорщика, специалиста по социальной работе, психолога или курьера сложно организовать из этических или технических соображений. Обычно в таких случаях используют самостоятельное заполнение карт этими сотрудниками, а затем путем сравнительного анализа выявляют закономерности.

Ссылка на основную публикацию
Займ на карту
close slider

Adblock
detector